AI телефонен асистент и GDPR: Какво трябва да вземе предвид вашата компания

Общи насоки, а не индивидуални правни съвети. Конкретното изпълнение трябва да се провери за вашата компания.

Телефонен асистент с изкуствен интелект може да се управлява в съответствие с разпоредбите за защита на данните, ако са изяснени четири точки: a Договор за обработване на лични данни (AVV), един ясна информация за обаждащите се относно използването на AI, икономично събиране на данни и прозрачна информация, където се обработват данните. Тази статия е предназначена за собственици на малък бизнес, които искат да използват асистент и искат да знаят за какво да внимават.

Накратко - Ако доставчикът действа като обработващ, AVV в съответствие с чл. 28 GDPR се изисква. - Първоначално обаждащите се трябва да бъдат уведомени, че говорят с AI. - Събирайте само данни, които са необходими за заявката. - Не записвайте тайно разговори.

Тази статия не замества правния съвет.

Защо защитата на данните е особено важна за телефоните с изкуствен интелект

По телефона хората дават имена, телефонни номера, заявки за среща и понякога лични данни. Това са лични данни по смисъла на Общия регламент за защита на данните (GDPR). Веднага след като външна услуга обработи тези разговори, вие като компания оставате отговорни - доставчикът действа от ваше име.

Добрата новина: Изискванията са същите като за други облачни услуги, които вероятно вече използвате, като онлайн календари или имейл.

Контролният списък на GDPR за телефонния асистент с изкуствен интелект

☐ 1. Споразумение за обработка на поръчки (AVV) Ако доставчикът обработва данни като обработващ, вие се нуждаете от договор съгласно чл. 28 GDPR. В него се посочва кои данни за каква цел се обработват, кои подизпълнители са включени и какви защитни мерки се прилагат. С AKAutoFlow ще получите AVV преди пускане в експлоатация.

☐ 2. Информация за обаждащите се Чл. 13 GDPR изисква засегнатите да бъдат информирани за обработката по време на събирането. На практика това означава: Асистентът първоначално заявява, че е AI и препраща към вашата декларация за защита на данните за подробности.

☐ 3. Добавете декларация за защита на данните Добавете раздел към вашия уебсайт за телефонния асистент: цел, правно основание, период на съхранение, използвани доставчици.

☐ 4. Икономия на данни Определете каква информация всъщност иска асистентът. За обратно обаждане обикновено са достатъчни име, номер и заявка в едно изречение.

☐ 5. Без таен запис Неразрешеният запис на непублично изречена дума е наказуем съгласно раздел 201 от Наказателния кодекс. Дали и как разговорите се записват или се запазват само като текстов дневник, трябва да се съобщава открито.

☐ 6. Познавайте местата за обработка Телефонирането и обработката на глас могат да се извършват с различни доставчици. Моля, уведомете ни къде се извършва обработката и на какво основание данните могат да бъдат прехвърлени на трети държави. Тази информация принадлежи на AVV.

Какво добавя Законът за ИИ на ЕС

Законът за ИИ на ЕС (Регламент (ЕС) 2024/1689) съдържа задължения за прозрачност в член 50: Хората трябва да могат да разпознават, че взаимодействат с ИИ система. За телефонен асистент това на практика означава: представя се като AI. Нашият демо асистент го прави така: „Здравейте, това е Mia, AI асистентът от AKRK Webs.“

Телефонният сътрудник за срещи и стандартни въпроси по принцип не попада във високорисковите категории на наредбата. Проверете отделния случай, ако асистентът трябва да взема решения със значителни последици за хората.

Практики в специални случаи: здравни данни

Ветеринарните практики получават информация за животните и контактите на собствениците предимно по телефона. Човешките медицински практики, от друга страна, обработват здравни данни бързо - това е особено защитено от чл. 9 GDPR. Тук важи следното: Настройте асистента така, че да не пита за симптоми или диагнози, а само да записва организационни проблеми и да предава медицински въпроси на екипа от практиката.

Често задавани въпроси

Съвместим ли е AI телефонен асистент с GDPR?

AI телефонен асистент може да се управлява по начин, съвместим с GDPR. Предпоставките са договор за обработка на поръчката, информация за обаждащите се относно използването на AI, допълнена декларация за защита на данните и икономично събиране на данни. Компанията, която използва асистента, остава отговорна.

Трябва ли асистентът да казва, че това е AI?

Използването на AI трябва да бъде изрично разпознаваемо в началото на разговора, например: „Ето асистентът на AI на практиката.“ Съобщението за AI не замества необходимата информация за защита на данните. Член 50 от Закона за ИИ на ЕС съдържа задължение за прозрачност, ако използването на ИИ не е вече очевидно.

Записват ли се разговорите?

Това зависи от настройката. Много компании се нуждаят само от текстов дневник и резюме. Аудиозаписът изисква отделна юридическа експертиза; обикновената информация не замества необходимото съгласие. Текстовите протоколи също са обект на защита на данните. Изяснете тази точка с вашия доставчик, преди да започнете.

Заключение

Защитата на данните не е причина да се откажете от AI телефонен асистент – а причина да го настроите внимателно. AVV, отворено AI съобщение, икономично събиране на данни и ясни места за обработка формират основата. Ако искате да знаете как изглежда това за вашия бизнес, говори с нас или прочетете нашите Договор за обработване на данни.