Когато обработваме данни от ваше име.

(1) Процесорът предоставя на администратора услуги в областта на автоматизирания телефонен отговор („телефонен асистент с изкуствен интелект“), както и свързана автоматизация, като разпределяне на срещи, напомняния, списъци за обратно повикване и отчети.

(2) As part of these services, the processor processes personal data on behalf of and in accordance with the instructions of the person responsible. This contract specifies the obligations of the parties according to Art. 28 GDPR.

(3) Продължителността на този договор съответства на продължителността на основния договор. Приключва автоматично, когато свърши.

(1) Целта на обработката е получаване и обработване на входящи телефонни обаждания за отговорното лице, по-специално записване на запитвания, разпределяне на срещи, изпращане на потвърждения и напомняния, както и препращане на спешни случаи в съответствие с правилата, определени от отговорното лице.

(2) Вид обработка: събиране, запис, организиране, съхранение, използване, предаване и изтриване.

(3) Вид лични данни:

• Телефонен номер на обаждащия се
• Име, ако е предоставено от лицето, което се обажда
• Съдържание на разговора под формата на машинно генериран текстов препис
• Уговорка и данни за контакт, които ще бъдат упоменати в разговора
• Време и продължителност на разговора
• Ако е необходимо: имейл адрес за потвърждения и напомняния

(4) Няма постоянно съхранение на гласови записи. Аудио обработката се извършва изключително по мимолетен начин, за да се генерира препис на текста. Записът на глас е технически деактивиран.

(5) Категории засегнати лица: Обаждащи се лица, по-специално клиенти, притежатели на пациенти, гости и заинтересовани страни на отговорното лице.

(6) Обработващият не обработва специални категории лични данни съгласно чл. 9 GDPR. If such data is provided by calling persons without being asked, it will not be evaluated separately and is subject to the same deletion periods.

(1) Обработващият лични данни обработва изключително по документирани инструкции от отговорното лице. Този договор и конфигурациите, определени съвместно по време на настройката, се считат за инструкции.

(2) Промени в обекта на обработка и промени в процедурата трябва да бъдат договорени в текстов вид.

(3) The processor shall inform the person responsible immediately if he is of the opinion that an instruction violates data protection regulations. Той има право да спре изпълнението на съответното предписание до неговото потвърждаване или промяна.

(1) Обработващият обработва данните изключително за целите, посочени в раздел 2.

(2) Предприема необходимите технически и организационни мерки по чл. 32 GDPR. Те са описани в Приложение 1.

(3) Той гарантира, че лицата, упълномощени да обработват данните, са длъжни да пазят поверителност.

(4) Подпомага отговорното лице при изпълнението на правата на засегнатите в съответствие с членове 12 до 23 от GDPR, както и при оценките на въздействието върху защитата на данните в съответствие с член 35 от GDPR.

(5) Обработващият уведомява отговорното лице за всяко нарушение на защитата на личните данни незабавно, но не по-късно от 24 часа от узнаването, в текстова форма.

(6) The processor has not appointed a data protection officer because the requirements of Article 37 GDPR in conjunction with Section 38 BDSG are not met. Лице за контакт по въпросите на защитата на данните е: Радостин Кръстев, info@akrkwebs.de

(1) The telephone assistant informs callers at the beginning of each conversation that it is an AI system and that the conversation will be recorded in writing. Това е в съответствие с член 50 от Регламент (ЕС) 2024/1689 относно изкуствения интелект.

(2) При изричен въпрос дали е човек, системата отговаря отрицателно.

(1) Администраторът дава общо разрешение на процесора да използва допълнителни процесори. Подпроцесорите, използвани към момента на сключване на договора, са изброени в Приложение 2.

(2) Обработващият уведомява отговорното лице в текстов вид най-малко четири седмици преди планирана промяна. Отговорното лице може да възрази срещу промяната в рамките на две седмици поради важна причина за защита на данните. В случай на основателно възражение и двете страни имат специално право на прекратяване.

(3) Обработващият задължава всеки подобработващ да изпълнява задължения, които съответстват на уговорените тук.

(1) Някои езикови обработки се извършват от доставчици на услуги, базирани или обработвани извън Европейския съюз. Съответните доставчици на услуги са посочени в Приложение 2.

(2) Съществуват подходящи гаранции за тези трансфери в съответствие с Глава V от GDPR, по-специално стандартните договорни клаузи на Европейската комисия в съответствие с Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914 и, когато е приложимо, сертифициране в съответствие с Рамката за поверителност на данните между ЕС и САЩ.

(3) Обработващият ще предостави на администратора основните доказателства и оценката на въздействието на трансфера, извършена при поискване.

(1) Отговорното лице отговаря за законосъобразността на обработването, по-специално за наличието на правно основание и за изпълнението на задълженията за предоставяне на информация спрямо субектите на данни.

(2) Отговорното лице определя правилата, по които асистентът класифицира и препраща опасенията и ги проверява заедно с процесора преди въвеждане в експлоатация.

(3) Отговорното лице остава отговорно за организирането на своята аварийна наличност. Асистентът не прави професионална преценка.

(1) Отговорното лице има право да проверява спазването на този договор. Процесорът предоставя информация за това и предоставя необходимите доказателства.

(2) Проверките на място трябва да се извършват с подходящо предизвестие най-малко четири седмици, по време на нормалното работно време и без прекъсване на операциите.

(1) Текстовите преписи и свързаните с тях данни за разговори ще бъдат изтрити автоматично след периода, договорен с отговорното лице. Ако не е уговорено друго, този срок е 30 дни.

(2) След прекратяване на договора, обработващият изтрива всички лични данни, обработени в поръчката, в рамките на 30 дни или, по избор на отговорното лице, ги връща, освен ако не е налице законово изискване за задържане за обратното.

(3) Изтриването ще бъде потвърдено в текстова форма при поискване.

Разпоредбите на основния договор и чл. 82 от GDPR се прилагат за отговорността.

(1) Промените и допълненията се правят в текстова форма.

(2) Ако дадена разпоредба е неефективна, валидността на останалите разпоредби остава незасегната.

(3) Прилага се германското законодателство. До степента, разрешена от закона, мястото на юрисдикция е Мюнхен.

конфиденциалност

• Няма работа на собствен сървър; The processing takes place at the service providers listed in Appendix 2 in secure data centers.
• Достъп до всички системи изключително чрез лични акаунти с двуфакторна автентификация.
• Данните за достъп се управляват в криптиран мениджър на пароли и не се споделят.
• Достъп до клиентски данни само за двамата акционери на AKRK Webs и само до степента, необходима за предоставянето на услугата.
• Разделяне на клиента: Данните от всяко отговорно лице се обработват и съхраняват логически отделно.

почтеност

• Изключително криптирано предаване (TLS).
• Промените в конфигурацията на асистент се регистрират и могат да бъдат проследени.
• Вписванията и препращанията могат да бъдат проследени чрез протоколи за разговор.

Наличност и устойчивост

• Автоматично пренасочване на повикване към номер, посочен от отговорното лице в случай на прекъсване на услугата. This redirection is stored with the telephone provider and works independently of the availability of the assistant.
• Текущ мониторинг на наличността с автоматично известяване за прекъсвания.
• Редовно архивиране на конфигурационни данни.

Процедура за проверка

• Годишен преглед на тези мерки и списъка на подпреработвателите.
• Концепция за изтриване с автоматизирани срокове за всяко отговорно лице.
• Процес на докладване за нарушения на данните с 24-часово предизвестие до отговорното лице.

Минимизиране на данните

• Няма постоянно съхранение на гласови записи.
• Събиране само на данните, необходими за заявката.

Място на обработка — Изясняване. В момента гласовата платформа работи в региона на САЩ. Регион на ЕС не е достъпен от доставчика в процеса на самообслужване. Телефонията и номерацията са в Европейския съюз, обработката на глас и текстовите протоколи са в САЩ. Ние казваме това открито, вместо да го оставяме в дребния шрифт.

Аудиозаписите не се създават и следователно не се запазват. От всеки разговор остава само текстов протокол. Съдържанието не се използва за обучение на AI модели.

Текстовите регистрационни файлове остават с гласовата платформа. Ние не поддържаме собствена база данни или хранилище за телефонния асистент.