Allgemeine Orientierung, keine individuelle Rechtsberatung. Die konkrete Umsetzung muss für Ihren Betrieb geprüft werden.
- 01Anliegen aufnehmen
- 02Freigegebenes Wissen nutzen
- 03Nach Regeln handeln
- 04An Ihr Team übergeben
Sie bestimmen Informationen, Verbindungen und Grenzen.
Ein KI-Telefonassistent kann datenschutzkonform betrieben werden, wenn vier Punkte geklärt sind: ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), eine klare Information der Anrufer über den KI-Einsatz, sparsame Datenerfassung und transparente Angaben, wo die Daten verarbeitet werden. Dieser Artikel ist für Inhaber kleiner Betriebe gedacht, die einen Assistenten einsetzen möchten und wissen wollen, worauf sie achten müssen.
Kurz gesagt - Wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich. - Anrufer müssen zu Beginn erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. - Nur Daten erfassen, die für das Anliegen nötig sind. - Gespräche nicht heimlich aufzeichnen.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum Datenschutz beim KI-Telefon besonders wichtig ist
Am Telefon nennen Menschen Namen, Telefonnummern, Terminwünsche und manchmal auch persönliche Details. Das sind personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sobald ein externer Dienst diese Gespräche verarbeitet, bleiben Sie als Betrieb verantwortlich – der Anbieter handelt in Ihrem Auftrag.
Die gute Nachricht: Die Anforderungen sind dieselben wie bei anderen Cloud-Diensten, die Sie vermutlich schon nutzen, etwa Online-Kalender oder E-Mail.
Die DSGVO-Checkliste für den KI-Telefonassistenten
☐ 1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Soweit der Anbieter Daten als Auftragsverarbeiter verarbeitet, benötigen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin steht, welche Daten wofür verarbeitet werden, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und welche Schutzmaßnahmen gelten. Bei AKAutoFlow erhalten Sie den AVV vor Inbetriebnahme.
☐ 2. Information der Anrufer Art. 13 DSGVO verlangt, dass Betroffene bei der Erhebung über die Verarbeitung informiert werden. Praktisch heißt das: Der Assistent nennt zu Beginn, dass er eine KI ist, und verweist für Details auf Ihre Datenschutzerklärung.
☐ 3. Datenschutzerklärung ergänzen Ergänzen Sie auf Ihrer Website einen Abschnitt zum Telefonassistenten: Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, eingesetzte Anbieter.
☐ 4. Datensparsamkeit Legen Sie fest, welche Angaben der Assistent wirklich abfragt. Für einen Rückruf reichen meist Name, Nummer und Anliegen in einem Satz.
☐ 5. Keine heimliche Aufzeichnung Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Ob und wie Gespräche aufgezeichnet oder nur als Textprotokoll gespeichert werden, muss offen kommuniziert sein.
☐ 6. Verarbeitungsorte kennen Telefonie und Sprachverarbeitung können bei unterschiedlichen Anbietern stattfinden. Lassen Sie sich nennen, wo verarbeitet wird und auf welcher Grundlage Daten ggf. in Drittländer übermittelt werden. Diese Angaben gehören in den AVV.
Was der EU AI Act ergänzt
Der EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) enthält in Art. 50 Transparenzpflichten: Menschen sollen erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren. Für einen Telefonassistenten heißt das ganz praktisch: Er stellt sich als KI vor. Unsere Demo-Assistentin macht das so: „Guten Tag, hier ist Mia, die KI-Assistentin von AKRK Webs."
Ein Telefonassistent für Terminvergabe und Standardfragen fällt in der Regel nicht unter die Hochrisiko-Kategorien der Verordnung. Prüfen Sie den Einzelfall, wenn der Assistent Entscheidungen mit erheblichen Folgen für Menschen treffen soll.
Sonderfall Praxen: Gesundheitsdaten
Tierarztpraxen erhalten am Telefon vor allem Angaben zu Tieren und Halterkontakten. Humanmedizinische Praxen dagegen verarbeiten schnell Gesundheitsdaten – diese sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Hier gilt: Den Assistenten so einrichten, dass er keine Symptome oder Diagnosen abfragt, sondern nur organisatorische Anliegen aufnimmt und medizinische Fragen an das Praxisteam übergibt.
Häufige Fragen
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Ein KI-Telefonassistent kann DSGVO-konform betrieben werden. Voraussetzung sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Information der Anrufer über den KI-Einsatz, eine ergänzte Datenschutzerklärung und eine sparsame Datenerfassung. Verantwortlich bleibt der Betrieb, der den Assistenten einsetzt.
Muss der Assistent sagen, dass er eine KI ist?
Der KI-Einsatz sollte zu Gesprächsbeginn ausdrücklich erkennbar sein, etwa: „Hier ist die KI-Assistentin der Praxis." Die KI-Ansage ersetzt nicht die erforderlichen Datenschutzinformationen. Art. 50 des EU AI Act enthält eine Transparenzpflicht, soweit der KI-Einsatz nicht bereits offensichtlich ist.
Werden die Gespräche aufgezeichnet?
Das hängt von der Einrichtung ab. Viele Betriebe brauchen nur ein Textprotokoll und eine Zusammenfassung. Eine Audioaufzeichnung setzt eine gesonderte rechtliche Prüfung voraus; bloße Information ersetzt keine erforderliche Zustimmung. Auch Textprotokolle unterliegen dem Datenschutz. Klären Sie diesen Punkt vor dem Start mit Ihrem Anbieter.
Fazit
Datenschutz ist kein Grund, auf einen KI-Telefonassistenten zu verzichten – aber ein Grund, ihn sorgfältig einzurichten. AVV, offene KI-Ansage, sparsame Datenerfassung und klare Verarbeitungsorte bilden die Grundlage. Wenn Sie wissen möchten, wie das für Ihren Betrieb aussieht, sprechen Sie uns an oder lesen Sie unseren AVV.
