- 01Anliegen aufnehmen
- 02Freigegebenes Wissen nutzen
- 03Nach Regeln handeln
- 04An Ihr Team übergeben
Sie bestimmen Informationen, Verbindungen und Grenzen.
Handwerksbetriebe verlieren Aufträge, weil auf der Baustelle niemand ans Telefon gehen kann – und viele Anrufer nicht auf die Mailbox sprechen. Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe nach der vereinbarten Einrichtung an, fragt Art des Auftrags, Ort, Dringlichkeit und Kontaktdaten ab und legt eine strukturierte Rückrufaufgabe an. Echte Notfälle wie Wasserrohrbruch gehen sofort an den Bereitschaftsdienst. Dieser Artikel ist für Inhaber kleiner Handwerks- und Servicebetriebe mit 1–20 Mitarbeitern.
Kurz gesagt - Mailbox ≠ Auftrag: Viele Anrufer legen ohne Nachricht auf. - Ein Assistent erfasst die Infos, die Sie für ein Angebot brauchen. - Notfallregeln entscheiden, was sofort weitergeht. - Sie rufen gezielt zurück – mit allen Angaben vor Augen.
Warum die Mailbox nicht reicht
Wer einen Handwerker sucht, ruft oft mehrere Betriebe nacheinander an. Wer zuerst erreichbar ist, hat die besten Chancen. Eine Mailbox verlangt, dass der Anrufer aktiv eine Nachricht hinterlässt – und die Nachricht ist häufig unvollständig: Name ja, Adresse nein, Problem unklar.
Ein Assistent dagegen führt ein Gespräch und stellt gezielt die Fragen, die Sie für die Einschätzung brauchen.
Was der KI-Assistent bei einem Handwerksauftrag abfragt
- Art des Auftrags – Reparatur, Wartung, Neuinstallation, Angebot
- Was genau – z. B. „Heizung macht Geräusche", „Steckdose ohne Strom"
- Ort – PLZ und Straße, um Anfahrt und Einzugsgebiet zu prüfen
- Dringlichkeit – heute, diese Woche, flexibel
- Erreichbarkeit – Name, Telefonnummer, beste Rückrufzeit
- Fotos – auf Wunsch per SMS-Link nachreichen (abhängig von der Einrichtung)
Aufträge außerhalb Ihres Einzugsgebiets oder Leistungsspektrums kann der Assistent freundlich ablehnen – das spart Rückrufe, die zu nichts führen.
Notfall oder Routine? Die Weiterleitungsregeln
| Situation | Regel |
|---|---|
| Wasserrohrbruch, Gasgeruch, kein Strom im ganzen Haus | Sofort an Bereitschaftsnummer; bei Gasgeruch zusätzlich Hinweis auf Notruf/Versorger |
| Heizungsausfall im Winter | Priorität hoch, Rückruf innerhalb von X Stunden |
| Angebotsanfrage | Rückrufaufgabe, normale Priorität |
| Terminverschiebung Bestandskunde | in Kalender/Notiz |
Die Regeln legen Sie fest. Bei AKAutoFlow sind ab Paket Business bis zu fünf Weiterleitungsregeln enthalten.
Vom Anruf zum Angebot
Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine Zusammenfassung – per E-Mail, SMS oder direkt in Ihrer Kundenverwaltung. So sehen Sie abends auf einen Blick: drei neue Anfragen, eine davon dringend, alle mit Adresse und Problembeschreibung.
Auf Wunsch lassen sich die nächsten Schritte automatisieren: Eingangsbestätigung an den Kunden, Terminvorschlag für eine Besichtigung, Erinnerung, wenn ein Angebot länger offen ist. Mehr dazu unter Lead- & Follow-up-Automatisierung.
Häufige Fragen
Was macht ein KI-Telefonassistent für Handwerker?
Er nimmt Anrufe an, wenn Sie auf der Baustelle sind, fragt Art des Auftrags, Adresse, Dringlichkeit und Kontaktdaten ab und erstellt eine Rückrufnotiz. Notfälle leitet er nach Ihren Regeln sofort weiter. Sie rufen gezielt zurück und haben alle Angaben vorliegen.
Kann der Assistent Angebote oder Preise nennen?
Nur wenn Sie das freigeben. Für Standardleistungen wie Wartungspauschalen kann er feste Preise nennen. Bei individuellen Arbeiten erklärt er, dass ein Angebot nach Besichtigung erstellt wird, und nimmt die Daten auf. Unverbindliche Schätzungen gibt er nicht ab.
Wie viele Minuten brauche ich?
Ein typisches Auftragsgespräch dauert etwa zwei bis drei Minuten. Bei zehn Anrufen pro Woche sind das rund 100–130 Minuten im Monat. Das Paket Start enthält 100, Business 300 Minuten. Bei Bedarf kommen Zusatzminuten: Start 0,35 €, Business 0,32 € und Pro 0,30 € pro Minute hinzu.
Fazit
Jeder nicht angenommene Anruf kann ein verlorener Auftrag sein. Ein KI-Telefonassistent sorgt dafür, dass Ihr Betrieb erreichbar bleibt, während Sie arbeiten – mit klaren Notfallregeln und vollständigen Rückrufnotizen. Mehr Informationen für Handwerk & Service oder direkt eine kostenlose Analyse anfragen.
